Het afspiegelingsbeginsel 

Toepassing van het afspiegelingsbeginsel is verplicht bij elke vorm van een bedrijfseconomisch ontslag. Het afspiegelingsbeginsel is opgenomen in de UWV beleidsregels. Het UWV toetst alvorens zij toestemming geeft om de arbeidsovereenkomst te mogen opzeggen of het afspiegelingsbeginsel door de werkgever correct is toegepast.

Kort gezegd houdt het afspiegelingsbeginsel in dat werknemers die werkzaam zijn op een uitwisselbare functie worden ingedeeld in leeftijdscategorieën. Op basis van de verdeling van de werknemers over de leeftijdscategorieën wordt vervolgens bepaald hoeveel ontslagen binnen elke leeftijdscategorie vallen. Hiermee wordt gerealiseerd dat de leeftijdsopbouw van het personeel per functie voor en na de reorganisatie zo veel mogelijk gelijk zal blijven. Het is niet mogelijk om bijvoorbeeld alleen de jongste werknemers die het kortst in dienst zijn als eerste te ontslaan of juist alleen de oudste werknemers. Ook houdt het afspiegelingsbeginsel geen rekening met het goed of slecht presteren van werknemers.

 

Uitwisselbare functies

Afspiegeling kan alleen plaatsvinden voor zover functies die komen te vervallen onderling uitwisselbaar zijn. Wat betekent dit nu precies?

Als er sprake is van tien verkopers met hetzelfde loon zal duidelijk zijn dat deze onderling uitwisselbaar zijn. Moeilijker wordt het als de functies niet duidelijk zijn omschreven of als er slechts kleine verschillen zijn tussen de functies. Dit zal dan ook moeten worden beoordeeld door een vergelijking te maken op basis van functie-inhoud, de vereiste kennis en vaardigheden, het niveau en de beloning. Indien al deze aspecten gelijkwaardig zijn, is er sprake van een uitwisselbare functie.

Let hierbij op dat de functies onderling uitwisselbaar moeten zijn. Bij een hiërarchische verhouding zal hier dus niet snel sprake van zijn. De seniormedewerker kan bijvoorbeeld wel invulling geven aan de juniorfunctie, maar andersom is daar geen sprake van. Deze twee functie zijn dan ook niet onderling uitwisselbaar.

Zou geen enkele functie binnen uw organisatie uitwisselbaar zijn, dan kunt u het afspiegelingsbeginsel niet toepassen bij een reorganisatie. In uw organisatie is er immers sprake van enkel unieke functies (zie hierna). Dit moet u wel kunnen aantonen. Enkel verschillende functiebenamingen is onvoldoende. Er moet feitelijk sprake zijn van verschillende werkzaamheden.

 

Leeftijdsgroepen

Nadat u heeft vastgesteld binnen welke functiecategorie ontslagen moeten vallen, dient per functiecategorie te worden vastgesteld hoeveel werknemers deze functie uitoefenen. Vervolgens worden de werknemers ingedeeld in leeftijdsgroepen. Per leeftijdsgroep bekijkt u hoeveel werknemers voor ontslag in aanmerking komen

 

Voorbeeld

Binnen uw onderneming werken 15 werknemers als vertegenwoordiger buitendienst. Van deze 15 werknemers moeten er zes werknemers ontslagen worden, zodat er negen werknemers overblijven. Om tot een juiste afspiegeling te komen, dient u alle werknemers eerst over de vaststaande leeftijdsgroepen verdelen om te bepalen hoe de opbouw per leeftijdsgroep is.

15-24 jr	25-34 jr	35-44 jr	45-54 jr	≥55 jr	totaal
2 werknemers	5 werknemers	6 werknemers	0 werknemers	2 werknemers	15
13,33%	33,33%	40%	0%	13,33%	100%

 

 

 

 

Vervolgens bepaalt u aan de hand van het aantal gedwongen ontslagen (in dit voorbeeld 6 werknemers) hoeveel werknemers er per leeftijdsgroep voor ontslag in aanmerking komen. Hiervoor vermenigvuldigt u het percentage van elke leeftijdsgroep met het aantal werknemers dat ontslagen moet worden. Daarbij rondt u af naar hele getallen; 1,49 wordt 1 en 1,50 wordt 2.

15-24 jr	25-34 jr	35-44 jr	45-54 jr	≥55 jr	totaal
13,33% x 6	33,33% x 6	40% x 6	0% x 6	13,33% x 6	100% x 6
1 werknemer	2 werknemers	2 werknemers	0 werknemer	1 werknemer	6 werknemers

 

In elke leeftijdsgroep moet u vervolgens de werknemer(s) met het kortste dienstverband het eerste voor ontslag voordragen. Dit betekent bijvoorbeeld voor de leeftijdsgroep van 35-44 jaar dat u van de zes werknemers twee moet ontslaan en wel de twee werknemers met het kortste dienstverband.

Na het ontslag is de personeelsopbouw in uw organisatie als volgt:

15-24 jr	25-34 jr	35-44 jr	45-54 jr	≥55 jr	totaal
1 werknemer	3 werknemers	4 werknemers	0 werknemers	1 werknemers	9
11%	33,33%	44%	0%	11%	100%

 

 

Niet altijd afspiegelen

Het afspiegelingsbeginsel hoeft niet altijd te worden toegepast, bijvoorbeeld als er sprake is van een unieke functie. Een unieke functie is een functie die niet onderling uitwisselbaar is met enige andere positie binnen uw organisatie. Als wordt besloten deze functie te laten vervallen, zal er dus geen sprake zijn van afspiegeling. Dit moet u wel kunnen aantonen op basis van de feitelijke situatie. Enkel verschillende functiebenamingen is onvoldoende.

Afspiegeling is ook niet aan de orde wanneer een uitwisselbare functie in het geheel vervalt en alle werknemers binnen de functiecategorie moeten afvloeien. Let op; indien u besluit na de reorganisatie een soortgelijke functie terug te laten komen (waarop werknemers van wie de functie is komen te vervallen kunnen solliciteren), dan dient u wel goed te kunnen motiveren dat deze functie geheel anders is dan de vervallen functie.

 

Uitzonderingen

Ook als het afspiegelingsbeginsel wel geldt, zijn er een aantal situaties waarbij u ervan af mag wijken. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij een onmisbare werknemer die door zijn kennis en ervaring moeilijk gemist kan worden. Een uitzondering kan ook worden gemaakt als de voor ontslag in aanmerking komende werknemer een zeer zwakke arbeidsmarktpositie heeft.

Wanneer u een beroep doet op één van de uitzonderingen dan moet u dit zeer goed motiveren. Voor de onmisbare werknemer zal bijvoorbeeld moeten worden aangetoond dat u een duidelijk beleid voert waaruit blijkt welke eisen aan werknemers worden gesteld ten aanzien van kennis en bekwaamheden. De onmisbare werknemer dient over die kennis en bekwaamheden te beschikken die voor de onderneming zodanig van belang zijn dat hij/zij niet voor ontslag in aanmerking komt en aldus buiten de afspiegeling valt. Ter onderbouwing hiervan is een goed personeelsdossier zeer belangrijk. Op deze manier is selectie op grond van kwaliteit enigszins mogelijk. De praktijk wijst echter uit dat een beroep op uitzonderingsgronden zeer lastig kan zijn.

Verder zijn voor twee categorieën werknemers aparte regels. Zo kunnen arbeidsgehandicapte werknemers buiten het afspiegelingsbeginsel worden gehouden en gelden voor werknemers die via een payrollonderneming werkzaam zijn bij een werkgever dezelfde regels als voor die werknemers die rechtstreeks in dienst zijn bij diezelfde werkgever.

 

Functieomschrijving

Het is zeer raadzaam om goede en specifieke functieomschrijvingen op te maken, zodat u de unieke functies kunt onderbouwen en kan aantonen welke functies wel en niet onderling uitwisselbaar zijn.

U kunt bijvoorbeeld bij administratief medewerkers enkel vermelden dat hun functie administratief medewerker is, maar u kunt er ook voor kiezen dit verder uit te werken zodat de ene medewerker zich vrijwel uitsluitend richt op bijvoorbeeld het bijhouden van het CRM-systeem en de andere medewerker zich vrijwel uitsluitend richt op de boekhouding en de functiebenamingen ook daarop aan te passen. Dan zijn nog steeds beide medewerkers administratief, maar komt, zodra bijvoorbeeld de boekhouding wordt uitbesteed, de laatste functie te vervallen en hoeft er niet te worden afgespiegeld.

Uiteraard wordt er door de rechter of het UWV ook gekeken naar de feitelijke invulling van de werkzaamheden. Alleen verschillende functiebenamingen is onvoldoende om niet te hoeven af te spiegelen.

 

Conclusie

Een reorganisatie vergt veel voorbereiding. Het is daarom verstandig om u in een vroegtijdig stadium te laten adviseren. Breng in kaart binnen welke functiegroepen gedwongen ontslagen vallen. Bekijk samen met uw adviseur of het mogelijk is om wijziging aan te brengen binnen uw functiegroepen zodat het voor u gewenste resultaat wordt bereikt. Hoe er rekening mee dat het gewenste resultaat wellicht nooit helemaal wordt bereikt.

Naast het afspiegelingen zijn er wellicht ook nog andere wetten en regels waar u rekening mee dient te houden, zoals de Wet op de Ondernemingsraden of de Wet Collectiefontslag.